Найпотужніша пошта – Outlook дозволяє не тільки безпечне електронне листування, роботу по впорядкуванню контактів, планування власного робочого дня та подій організації, але і багато інших можливостей.
Звичайно потужний інструмент, щоб бути ефективним, передбачає засвоєння його основних можливостей.
- Outlook існує у трьох варіантах: браузерна версія, десктопна (на комп’ютері) версія, мобільна версія. Основні можливості є у кожній з них, але є і певні особливості. Встановлені на різні пристрої або запущені з вікна браузера ці версії можуть працювати незалежно, але дають можливість бачити зміни у відправлених та отриманих листах та запланованих подіях.
- У склад Outlook входять інтерфейс роботи з листами, інструмент впорядкування контактів, календар – для планування подій.
- Важлива можливість керувати листами, правилами їх обробки за допомогою контекстного меню (натискання правої клавіші миші) на кожному елементі.
- Система Outlook має можливості налаштувань (значок колесика) параметрів роботи всього Outlook, так і деяких його елементів. У параметрах можна побачити налаштовані (за допомогою контекстного меню) правила для поштової скриньки, заблокованих та дозволених користувачів та багато їнших налаштувань.
Останнім часом деякі заклади сповіщають, що не бачать деяких листів, які їм надсилали. Одна з основних причин може бути такою.
Частина листів направляється не безпосередньо адресату, а як одному з членів групи чи команди. Ми налаштовуємо групи закладів так, щоб всі листи, що направляються закладу доставлялися кожному учаснику групи. Але кожен учасник має можливість налаштувати свою взаємодію з групою так, як йому зручно. Так, у налаштуваннях групи користувач може вимкнути надсилання копій листів до папки “Вхідні”. У такому разі з цими листами можна працювати, зайшовши до групи. Але, якщо ця група важлива, то треба, щоб копії листів потрапляли до папки “Вхідні”. Зайти до цих налаштувань можна наступним чином:
Для доставки листів та повідомлень про події до папки “Вхідні” треба обрати першу опцію
Outlook є також потужним засобом тайм менеджменту:
За допомогою власного календаря, або календаря організації можна легко планувати події та запобігати їх перетинанню за часом та місцем проведення.
Треба зауважити, що при надсиланні Вашим колегам подій календаря, сповіщення приходить на пошту, але після його прийняття сповіщення видаляється автоматично, але подія розміщується у вашому календарі.